Politique de conformité à la LCAP

1. Portée

La présente Politique s’applique aux messages électroniques envoyés par Dutiva ou en son nom qui encouragent la participation à une activité commerciale et qui sont envoyés à une adresse électronique, dans la mesure où ces messages sont assujettis à la LCAP.

Les messages visés peuvent comprendre les courriels, les messages SMS ou textes, les messages électroniques directs, les messages directs dans l’application lorsque cela s’applique, ainsi que les communications électroniques semblables utilisées pour l’accès bêta, le marketing de produit, les mises à jour de fonctionnalités, les événements, les promotions, les campagnes liées au cycle de vie des clients et les communications avec des partenaires.

Certains messages de service, de compte, de facturation, de sécurité, juridiques, de soutien ou transactionnels peuvent être traités différemment en vertu de la LCAP selon leur contenu et leur objet. Dutiva sépare les communications opérationnelles de service des communications de marketing facultatives lorsque cela est pratique.

2. Exigences de base de la LCAP

Les pratiques de Dutiva relatives aux messages électroniques commerciaux sont conçues autour des trois exigences de base de la LCAP : obtenir un fondement de consentement valide ou une exception permise, identifier clairement l’expéditeur et toute personne au nom de laquelle le message est envoyé, et inclure un mécanisme de désabonnement fonctionnel.

Dutiva vise également à s’assurer que le contenu des messages commerciaux est exact, non trompeur et conforme aux déclarations publiques de Dutiva concernant le produit, les questions juridiques, la confidentialité, l’IA et la conformité.

Si un message ne peut pas être classé avec confiance comme transactionnel, exempté ou soutenu par un fondement de consentement documenté, Dutiva devrait le traiter comme un message électronique commercial nécessitant un examen en vertu de la LCAP avant l’envoi.

3. Normes de consentement

Dutiva envoie des messages électroniques commerciaux seulement lorsqu’elle dispose d’un consentement exprès, d’un consentement tacite ou d’un autre fondement permis par la LCAP.

Le consentement exprès devrait être obtenu au moyen d’une action positive claire, comme l’envoi d’un formulaire d’inscription, la sélection d’une case non cochée ou une autre demande affirmative visant à recevoir des communications commerciales. Les demandes de consentement devraient indiquer l’objet des communications, identifier Dutiva et tout autre expéditeur pertinent, inclure les coordonnées requises et expliquer que le consentement peut être retiré.

Le consentement exprès ne doit pas être intégré aux conditions générales de service, caché dans un libellé de consentement sans lien avec les communications ou obtenu au moyen d’une case précochée. Lorsque plusieurs types de communications facultatives sont offerts, les choix de préférences devraient être raisonnablement clairs.

Le consentement tacite peut s’appliquer lorsque la LCAP le permet, notamment dans certaines relations d’affaires existantes, certaines demandes de renseignements ou d’adhésion, certains cas où des coordonnées professionnelles sont publiées de façon bien visible sans mention interdisant les messages commerciaux et sont pertinentes au rôle du destinataire, ou d’autres circonstances reconnues par la LCAP. Lorsque Dutiva s’appuie sur un consentement tacite, le fondement et toute date d’examen ou d’expiration devraient être documentés.

Le retrait du consentement doit être respecté. Un destinataire qui se désabonne ou retire autrement son consentement ne doit pas être réintégré aux envois commerciaux, sauf si un nouveau fondement valide de consentement est obtenu ou si un autre fondement clairement permis par la LCAP s’applique.

4. Messages transactionnels, de service et exemptés

Dutiva peut envoyer des messages de service, de compte, de facturation, de sécurité, juridiques, de soutien ou transactionnels lorsqu’ils sont permis et raisonnablement nécessaires pour fournir le service, maintenir la sécurité du compte, compléter la facturation, fournir l’accès bêta, communiquer des mises à jour juridiques ou administrer une relation client existante.

Les messages transactionnels ou de service ne devraient pas inclure de contenu promotionnel, sauf si Dutiva dispose d’un fondement approprié en vertu de la LCAP pour ce contenu promotionnel ou si le message est autrement admissible en vertu d’une règle ou exception applicable de la LCAP.

Les messages opérationnels peuvent notamment comprendre la vérification de compte, l’authentification par lien magique, les alertes de sécurité, les reçus de paiement, les avis de facturation, les avis d’incidence sur le service, les mises à jour légalement requises, les réponses du soutien et les instructions d’accès bêta.

5. Registres de consentement et gestion des préférences

Dutiva tient des registres destinés à démontrer quand et comment le consentement a été obtenu, la source de l’adresse électronique, l’objet de la communication, le libellé de consentement présenté, la catégorie d’abonnement ou de préférence, l’état du désabonnement et les horodatages connexes.

Lorsque cela est techniquement disponible et approprié, les registres de consentement peuvent comprendre la source du formulaire, la source de la campagne, l’adresse IP, l’agent utilisateur, l’identifiant de compte, l’identifiant de processus, la catégorie de préférence et la version du libellé de consentement utilisée au moment pertinent.

Lorsque Dutiva s’appuie sur un consentement tacite, elle devrait documenter le fondement, les faits justificatifs, la date d’examen et la date d’expiration lorsque cela s’applique. Les registres de suppression et de désabonnement devraient être conservés au besoin pour respecter les demandes de retrait et démontrer la conformité.

6. Exigences d’identification

Les messages électroniques commerciaux doivent identifier clairement Dutiva Canada Inc. et, s’il y a lieu, toute personne ou organisation au nom de laquelle le message est envoyé.

Les messages doivent inclure des coordonnées qui demeurent valides pendant au moins 60 jours après l’envoi du message. Selon le canal et le format, les coordonnées peuvent comprendre une adresse postale et au moins un autre moyen de communication, comme une adresse courriel, une adresse Web ou un numéro de téléphone.

Lorsque le format du message est limité, notamment dans les SMS ou les messages électroniques courts, Dutiva peut utiliser un lien clair et visible vers une page Web contenant les renseignements d’identification, les coordonnées et les renseignements de désabonnement requis, lorsque cela est juridiquement approprié.

7. Contrôles de désabonnement et de suppression

Chaque message électronique commercial doit inclure un mécanisme de désabonnement fonctionnel qui est clair, bien visible, simple, rapide et offert sans frais au destinataire.

Les mécanismes de désabonnement devraient pouvoir être utilisés facilement. Pour les courriels, cela peut comprendre un lien direct de désabonnement ou un centre de préférences. Pour les SMS, cela peut comprendre une commande de réponse reconnue comme STOP ou un lien vers une page de préférences.

Les demandes de désabonnement doivent être traitées sans délai et au plus tard dans les 10 jours ouvrables suivant leur réception. Le mécanisme de désabonnement doit demeurer fonctionnel pendant au moins 60 jours après l’envoi du message.

Dutiva devrait vérifier les listes de suppression et les registres de désabonnement avant d’envoyer de futurs messages commerciaux. Lorsque cela est techniquement possible, les destinataires devraient pouvoir se désabonner de tous les messages commerciaux ou gérer les catégories de communications facultatives.

8. Communications bêta, liste d’attente et produit

Les formulaires de liste d’attente bêta, d’accès anticipé et d’intérêt pour le produit devraient utiliser un libellé de consentement clair pour les communications commerciales facultatives. Lorsqu’un consentement est demandé, l’action de consentement devrait être affirmative, visible et non présélectionnée.

Les messages opérationnels liés à l’accès bêta peuvent être envoyés comme communications de service ou de compte lorsqu’ils sont raisonnablement nécessaires pour administrer l’accès, l’authentification, l’intégration, le soutien ou la sécurité. Les messages promotionnels liés à la bêta, les annonces de lancement, les infolettres, les messages de vente incitative, les offres de partenaires et les invitations à des événements doivent respecter la présente Politique.

Les mises à jour de produit principalement opérationnelles, liées à la sécurité, juridiques ou administratives devraient être séparées des communications de marketing facultatives lorsque cela est pratique. Si un message de mise à jour comprend du contenu promotionnel, Dutiva devrait confirmer le fondement applicable en vertu de la LCAP avant l’envoi.

9. Envois par des tiers, partenaires et fournisseurs

Dutiva ne doit pas téléverser, acheter, louer ni utiliser des listes de contacts de tiers sans examen préalable de la source, du fondement de consentement, de l’objet permis, de la provenance des données, de la responsabilité liée au désabonnement et des incidences en matière de confidentialité.

Les campagnes avec des partenaires doivent identifier clairement l’expéditeur et toute partie au nom de laquelle le message est envoyé. Les parties devraient définir qui est responsable des registres de consentement, de l’approbation des messages, du traitement des désabonnements, de la gestion des listes de suppression, du traitement des plaintes et de la production des registres sur demande.

Les fournisseurs de services qui envoient des messages électroniques commerciaux pour Dutiva doivent être tenus d’appliquer des pratiques alignées sur la LCAP, de maintenir des registres de suppression appropriés, de traiter les désabonnements dans les délais requis et de fournir sur demande les registres d’envoi, de consentement et de désabonnement.

10. Contrôles du contenu et des déclarations

Les messages commerciaux ne doivent pas contenir de renseignements faux ou trompeurs concernant l’expéditeur, l’objet du message, les offres, les prix, l’urgence, les appuis, les capacités du produit, les déclarations de conformité juridique, les déclarations relatives à l’IA, les déclarations de confidentialité ou les déclarations relatives au soutien en droit du travail.

Les déclarations concernant le soutien de Dutiva en matière de conformité RH, ses limites juridiques, son utilisation de l’IA, sa posture de confidentialité, sa préparation à la Loi 25 du Québec, son alignement avec la LPRPDE ou ses capacités de génération de documents devraient être exactes, vérifiables et conformes aux pages juridiques publiques de Dutiva.

Les messages devraient éviter les interfaces manipulatrices, les conditions cachées, les déclarations peu claires concernant les essais ou les prix, les fausses raretés et tout libellé susceptible d’induire un destinataire en erreur quant au caractère promotionnel ou nécessaire à l’administration du service du message.

11. Examen des campagnes avant l’envoi

Avant de lancer un nouveau canal de marketing, une campagne liée au cycle de vie, un envoi avec un partenaire, une campagne événementielle, un processus SMS ou tout autre type de message commercial, Dutiva devrait confirmer les éléments suivants :

• Le message a été classé comme commercial, transactionnel, lié au service, exempté ou autrement permis par la LCAP.
• Le fondement de consentement ou l’exception permise est documenté.
• Le bloc d’identification, le nom de l’expéditeur et les coordonnées sont présents et exacts.
• Le mécanisme de désabonnement fonctionne, peut être utilisé facilement et met à jour les registres de suppression.
• La liste d’envoi exclut les destinataires désabonnés et les adresses supprimées.
• Le contenu du message est exact, non trompeur et conforme au positionnement juridique, de confidentialité, d’IA et de produit de Dutiva.
• Tout partenaire, fournisseur ou source de données de tiers a été examiné avant l’utilisation.

12. Surveillance, formation et tenue de registres

Dutiva devrait maintenir une responsabilité interne pour la conformité des messages commerciaux, notamment le libellé de consentement, l’examen des campagnes, l’hygiène des listes de suppression, les tests de désabonnement, la surveillance des fournisseurs et le traitement des plaintes.

Les membres du personnel ou les contractuels qui participent au marketing, à l’accès bêta, aux messages liés au cycle de vie, aux communications avec les clients ou aux campagnes avec des partenaires devraient recevoir des indications raisonnables sur les bases de la LCAP et le processus d’approbation interne de Dutiva.

Dutiva peut examiner périodiquement des échantillons de messages, des formulaires, des registres de consentement, des processus de désabonnement et le fonctionnement des listes de suppression afin de confirmer que les pratiques relatives aux messages commerciaux demeurent alignées sur la présente Politique et la loi applicable.

13. Modifications à la présente Politique

Dutiva peut mettre à jour la présente Politique de temps à autre afin de refléter les changements apportés aux directives relatives à la LCAP, aux canaux de communication, aux parcours du produit, aux pratiques de marketing, aux fournisseurs de services ou aux contrôles internes. Les changements importants apportés aux pratiques de Dutiva relatives aux messages électroniques commerciaux devraient être reflétés dans la présente Politique ou dans des documents publics connexes.

14. Références officielles

Les références comprennent le texte de la Loi canadienne anti-pourriel, les directives et FAQ du CRTC concernant les messages électroniques commerciaux, le consentement, l’identification, les mécanismes de désabonnement, ainsi que les directives du CRTC sur les renseignements à inclure dans les messages électroniques commerciaux et les demandes de consentement.

15. Contact

Les questions concernant les pratiques de Dutiva relatives aux messages électroniques commerciaux peuvent être envoyées à :

Dutiva Canada Inc.

Courriel : privacy@dutiva.ca

Site Web : dutiva.ca

Vous pouvez également utiliser les mécanismes de désabonnement ou de préférences inclus dans les messages commerciaux de Dutiva lorsqu’ils sont disponibles.