Politique de conservation et de suppression des données

1. Principes de conservation

Dutiva applique les principes de conservation suivants :

• recueillir et conserver uniquement les renseignements raisonnablement nécessaires à des fins définies liées au produit, à la loi, à la sécurité, à la facturation, au soutien, à l’exploitation ou à la conformité ;
• conserver les renseignements personnels seulement aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf lorsqu’une période plus longue est requise ou permise par la loi ;
• soutenir les processus de suppression au niveau du compte et de l’organisation lorsque ceux-ci sont disponibles et appropriés ;
• supprimer, dépersonnaliser, agréger ou anonymiser les renseignements lorsqu’ils ne sont plus nécessaires sous une forme identifiable, lorsque cela est techniquement et juridiquement approprié ;
• conserver les dossiers requis à des fins juridiques, fiscales, comptables, d’incident, d’audit, de différend, de sécurité, de prévention de la fraude ou de réglementation ;
• conserver les renseignements utilisés pour prendre ou soutenir une décision concernant une personne assez longtemps pour permettre les droits d’accès, de révision ou de contestation requis par la loi, le cas échéant ;
• appliquer des mesures de protection raisonnables aux renseignements en attente de suppression, d’archivage, d’expiration des sauvegardes, d’examen juridique ou de destruction sécuritaire.

2. Calendrier de conservation

Le calendrier suivant décrit l’approche actuelle de Dutiva en matière de conservation. La période exacte peut varier selon la configuration du produit, les instructions du client, les exigences légales, les paramètres de conservation des fournisseurs, les besoins de sécurité et le fait qu’un compte ou une organisation demeure actif.

• Données de compte et de profil : conservées tant que le compte est actif, puis supprimées ou anonymisées après la suppression du compte, sauf lorsqu’elles sont conservées à des fins juridiques, de facturation, de sécurité, de prévention de la fraude, de soutien, d’audit ou de différend.
• Paramètres de l’organisation et de l’espace de travail : conservés tant que le compte de l’organisation est actif afin que les tableaux de bord, le Conseiller, les processus documentaires, les modèles, les paramètres, les permissions et la configuration du produit puissent fonctionner ensemble.
• Contexte d’intégration et profil employeur : conservés tant que le compte ou l’espace de travail de l’organisation est actif, ou jusqu’à ce qu’ils soient supprimés, remplacés, archivés ou réinitialisés au moyen des fonctionnalités disponibles.
• Documents générés, données saisies dans les documents et ébauches enregistrées : conservés jusqu’à ce qu’un utilisateur ou un administrateur autorisé du client supprime ou archive le document, que le compte ou l’organisation soit supprimé, ou qu’une période de conservation requise prenne fin, sous réserve des limites juridiques, de sécurité et de sauvegarde.
• Dossiers de signature électronique, si cette fonctionnalité est activée : conservés aussi longtemps que nécessaire pour prouver l’état du processus de signature, l’activité des destinataires, les événements d’audit, l’annulation, l’expiration, l’achèvement, la livraison ou le traitement d’un différend.
• Messages au Conseiller et contexte des processus d’IA : les processus actuels dans le navigateur peuvent conserver l’état de la conversation pour l’expérience utilisateur pendant la session. Les appels côté serveur peuvent traiter un contexte limité aux fins d’inférence, de sécurité, de dépannage, de limitation du débit et de fiabilité du service. Dutiva n’utilise pas les messages des clients au Conseiller ni les documents RH générés pour entraîner des modèles de fondation de tiers, sauf accord distinct ou consentement explicite.
• Dossiers de facturation, de taxes et d’abonnement : conservés aux fins requises de comptabilité, de fiscalité, de traitement des paiements, de prévention de la fraude, de rétrofacturation, d’administration des abonnements et de tenue de dossiers d’affaires.
• Dossiers de soutien, de communications et de commentaires bêta : conservés au besoin pour répondre aux demandes, maintenir l’historique du soutien, améliorer la fiabilité du service, documenter les consentements ou préférences et protéger Dutiva et ses utilisateurs.
• Données d’utilisation, d’analytique et d’appareil : conservées au besoin pour l’exploitation du service, la mesure globale de l’utilisation, le dépannage, la prévention des abus, la limitation du débit, la surveillance de la sécurité et l’amélioration du produit. Les données d’événements brutes de l’analytique de support interne sont conservées pendant 90 jours, après quoi elles sont automatiquement supprimées ; les agrégats quotidiens (qui ne permettent plus d’identifier une personne de façon raisonnablement prévisible) sont conservés indéfiniment. L’analytique facultative tierce est traitée comme il est décrit dans la Politique de confidentialité et la Politique relative aux témoins.
• Journaux de sécurité et d’infrastructure : conservés aux fins de sécurité opérationnelle, de débogage, de prévention des abus, de conformité, de surveillance de la disponibilité, d’enquête sur les incidents et selon les besoins opérationnels des fournisseurs ou de Dutiva.
• Dossiers d’atteinte et d’incident : conservés pendant les périodes minimales requises par la loi applicable et plus longtemps lorsque cela est nécessaire aux fins d’enquête, de sécurité, d’audit, d’assurance, de différend ou de réglementation.
• Sauvegardes : conservées jusqu’à leur expiration dans le cycle normal de sauvegarde. Les sauvegardes peuvent ne pas permettre raisonnablement une suppression sélective avant leur expiration, mais elles sont protégées par des contrôles d’accès et ne sont pas utilisées pour un accès ordinaire en production.

3. Suppression de compte

La suppression de compte initiée par l’utilisateur est traitée au moyen d’un processus de suppression côté serveur lorsqu’il est disponible. Le processus vérifie l’utilisateur demandeur, supprime ou déconnecte les enregistrements appartenant au compte dans la portée actuelle du service, supprime les documents générés appartenant au compte lorsque cela est pris en charge, s’appuie sur les cascades configurées pour les tables connexes appartenant au compte et enregistre une entrée d’audit anonymisée liée à la suppression.

L’entrée d’audit de suppression conserve des identifiants hachés au moyen d’un HMAC, l’état de la suppression, les horodatages et des renseignements opérationnels limités afin que Dutiva puisse démontrer qu’une demande de suppression a été traitée sans conserver d’identifiants de compte récupérables dans l’entrée d’audit.

Après la suppression du compte, l’accès au compte prend normalement fin et les enregistrements supprimés peuvent ne pas être récupérables. Certains dossiers conservés peuvent demeurer aux fins décrites dans la présente Politique.

4. Comptes d’organisation et données contrôlées par le client

Si vous utilisez Dutiva par l’intermédiaire d’une organisation, certains renseignements peuvent appartenir à cette organisation ou être contrôlés par elle plutôt que par un utilisateur individuel. La suppression d’un compte utilisateur individuel peut ne pas supprimer les dossiers de l’organisation, les documents partagés, les dossiers d’audit, les dossiers de facturation ou les Données du client contrôlées par l’organisation.

Les clients et les administrateurs autorisés peuvent supprimer, archiver, exporter ou mettre à jour les enregistrements pris en charge dans l’espace de travail au moyen des fonctionnalités du produit lorsqu’elles sont disponibles. Si aucun contrôle de suppression n’est disponible pour un type d’enregistrement précis, les clients peuvent communiquer avec privacy@dutiva.ca pour obtenir de l’aide.

Dutiva peut devoir vérifier l’identité, le rôle, l’autorité organisationnelle et le droit légal du demandeur avant de donner suite à une demande liée à la suppression, à l’exportation ou à la conservation.

5. Renseignements qui ne sont pas supprimés immédiatement

Certains renseignements peuvent être conservés après une suppression de compte, une suppression de document, une fermeture d’organisation ou une demande relative à la protection des renseignements personnels lorsque leur conservation est requise ou raisonnablement nécessaire. Cela peut comprendre :

• les dossiers de facturation, de taxes, de comptabilité, d’abonnement, de différend de paiement, de facture et de rétrofacturation ;
• les journaux de sécurité, les dossiers de prévention des abus, les dossiers de prévention de la fraude, les journaux d’accès et les dossiers d’enquête sur les incidents ;
• les mesures opérationnelles anonymisées ou agrégées qui ne permettent plus raisonnablement d’identifier une personne ;
• les entrées d’audit anonymisées liées à la suppression et les dossiers de reddition de comptes limités ;
• les dossiers nécessaires pour établir, exercer ou défendre des réclamations juridiques, résoudre des différends, appliquer les Conditions d’utilisation ou répondre à des organismes de réglementation ;
• les dossiers visés par une suspension juridique, une ordonnance judiciaire, une enquête, une demande de préservation ou une obligation obligatoire de conservation ;
• les dossiers conservés par des fournisseurs de services dans des journaux, des sauvegardes ou des systèmes opérationnels selon les contrôles de conservation applicables du fournisseur ;
• les sauvegardes qui ne permettent pas raisonnablement une suppression sélective jusqu’à leur expiration dans le cycle normal de sauvegarde.

6. Stockage local du navigateur

La suppression des préférences du navigateur, l’effacement du stockage local, l’effacement du stockage de session, la suppression des témoins ou la déconnexion peuvent retirer l’état local de l’appareil, les paramètres de langue, les choix de thème, la progression de l’intégration ou l’état des processus dans le navigateur. Ces actions ne suppriment pas les dossiers de compte côté serveur, les Données du client, les documents générés, les dossiers de facturation ni les dossiers d’audit conservés.

Des renseignements supplémentaires au sujet des témoins, du stockage local, du stockage de session et de l’analytique sont disponibles dans la Politique relative aux témoins.

7. Sous-traitants, journaux de fournisseurs et sauvegardes

Les fournisseurs de services de Dutiva peuvent conserver des données limitées dans des journaux, des sauvegardes, des systèmes de sécurité, des systèmes de paiement, des systèmes d’inférence de modèles, des outils de soutien ou des environnements opérationnels pendant des périodes limitées selon leurs propres contrôles de conservation et les contrats applicables.

Dutiva travaille avec des fournisseurs destinés à soutenir les obligations de suppression, de sécurité, de protection des renseignements personnels et d’exploitation appropriées au service. La suppression ou l’expiration des sauvegardes chez un fournisseur peut ne pas se produire exactement au même moment que la suppression dans la base de données applicative de Dutiva.

Si des compartiments de stockage appartenant aux utilisateurs, des fonctionnalités de téléversement de fichiers ou un stockage élargi de pièces jointes sont introduits ultérieurement, la couverture de suppression devra être étendue à ces emplacements de stockage avant que ces fonctionnalités soient rendues généralement disponibles.

8. Suspensions juridiques et préservation

Dutiva peut suspendre la suppression ou préserver des renseignements lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour se conformer à la loi, préserver des preuves, répondre à un organisme de réglementation, résoudre un différend, enquêter sur un abus soupçonné, enquêter sur des incidents de sécurité, appliquer les Conditions d’utilisation, recouvrer des montants dus ou protéger les droits, la sécurité et l’intégrité de Dutiva, des utilisateurs, des clients, des personnes concernées ou des tiers.

Lorsqu’une suspension juridique ou un besoin de préservation prend fin, Dutiva remettra les renseignements visés dans le processus applicable de conservation, de suppression, d’expiration des sauvegardes ou d’archivage.

9. Renseignements anonymisés, agrégés et dépersonnalisés

Dutiva peut conserver des renseignements anonymisés, agrégés ou dépersonnalisés aux fins d’exploitation du service, de sécurité, d’analytique, d’amélioration du produit, de comparaison, de dépannage et de rapports d’affaires lorsque ces renseignements ne permettent plus raisonnablement d’identifier une personne.

Les renseignements anonymisés ou agrégés peuvent être conservés après la suppression du compte parce qu’ils ne sont plus traités comme des renseignements personnels identifiables. Dutiva ne tente pas de réidentifier les renseignements anonymisés, sauf lorsque cela est requis pour des raisons de sécurité, de prévention de la fraude, juridiques ou de conformité.

10. Demandes relatives à la protection des renseignements personnels

Les demandes d’accès, de rectification, de suppression, de renseignements sur la conservation, de retrait du consentement ou d’information au sujet des pratiques de Dutiva en matière de protection des renseignements personnels peuvent être transmises au responsable de la protection des renseignements personnels à privacy@dutiva.ca.

Nous pouvons devoir vérifier votre identité et votre autorité avant de donner suite à une demande. Si votre demande concerne des renseignements contrôlés par une organisation qui utilise Dutiva, nous pouvons vous diriger vers cette organisation ou collaborer avec elle pour répondre, lorsque cela est approprié et permis par la loi.

Nous visons à répondre aux demandes relatives à la protection des renseignements personnels dans le délai prévu par la loi applicable, sous réserve des prolongations permises, de la vérification de l’identité, des limites légales et des responsabilités liées aux données contrôlées par le client.

11. Modifications à la présente Politique

Dutiva peut mettre à jour la présente Politique de temps à autre afin de refléter les changements apportés au service, aux fournisseurs, aux catégories de données, aux processus de suppression, aux pratiques de sauvegarde, aux exigences légales ou aux pratiques de conservation. Pour les modifications importantes, Dutiva fournira un avis par courriel, avis dans l’application, avis sur le site Web ou autre méthode raisonnable.

12. Contact

Les questions concernant la présente Politique ou les pratiques de conservation et de suppression de Dutiva peuvent être transmises à privacy@dutiva.ca.

Dutiva Canada Inc. - Responsable de la protection des renseignements personnels

Courriel : privacy@dutiva.ca

Site Web : dutiva.ca