Divulgation relative à l’utilisation de l’IA

1. Objet et lien avec les autres politiques

La présente Divulgation explique, en termes destinés aux utilisateurs, comment Dutiva peut utiliser l’intelligence artificielle pour soutenir les processus de conformité RH, la génération de documents et l’accompagnement pratique des employeurs.

Elle vise à compléter, et non à répéter, la Politique sur l’IA et la technologie. La Politique sur l’IA et la technologie décrit plus en détail l’acheminement actuel des modèles, les fournisseurs technologiques et les contrôles techniques. La présente Divulgation porte principalement sur les responsabilités des utilisateurs, les limites de l’IA, la révision humaine et la portée pratique des résultats assistés par l’IA.

La présente Divulgation doit être lue avec la Politique de confidentialité, les Conditions d’utilisation, l’Avis de non-responsabilité juridique, la Politique sur l’IA et la technologie, l’Accord de traitement des données et la Politique de conservation et de suppression des données de Dutiva, lorsqu’ils s’appliquent.

2. Utilisation de l’IA dans Dutiva

Dutiva peut utiliser l’IA dans les volets de produit et d’exploitation suivants :

• Conseiller : accompagnement conversationnel en conformité RH, prochaines étapes suggérées, indicateurs de risque et documents suggérés.
• Processus documentaires : soutien à la rédaction, suggestions contextuelles, texte généré et aide structurée aux documents selon les données saisies, les modèles et le contexte du processus sélectionné.
• Révision de conformité et repérage des enjeux : résumés, listes de contrôle, signaux de cohérence et invites qui aident les utilisateurs à réviser des documents ou des processus.
• Récupération de contexte et soutien à l’accompagnement : récupération de contexte interne d’accompagnement RH pertinent afin de mieux ancrer les réponses du Conseiller et les suggestions liées aux processus.
• Processus internes de qualité et de sécurité : résumés opérationnels, tests, amélioration du contenu, prévention des abus, débogage et vérification de la fiabilité lorsque les renseignements personnels sont minimisés ou limités à ce qui est raisonnablement nécessaire.

3. Ce que l’IA ne fait pas

Les fonctionnalités assistées par l’IA de Dutiva sont conçues pour soutenir les processus des employeurs et des RH. Elles ne font pas ce qui suit :

• fournir des conseils juridiques, des avis juridiques ou des services professionnels en droit du travail ;
• créer une relation avocat-client, paralegal-client, consultant-client, fiduciaire ou toute autre relation de conseil professionnel ;
• prendre des décisions finales d’emploi, de cessation d’emploi, d’accommodement, de discipline, d’embauche, de rémunération, de confidentialité, de paie, d’avantages sociaux ou de santé et sécurité au travail pour les clients ;
• garantir qu’une réponse, une liste de contrôle, une ébauche, une clause, un modèle ou un document généré respecte toutes les lois applicables, tous les contrats, toutes les politiques, toutes les conventions collectives, toutes les exigences linguistiques ou d’accessibilité, ou tous les faits propres au milieu de travail ;
• vérifier de façon indépendante tous les faits, dates, rôles, politiques, contrats, conventions collectives ou éléments de contexte fournis par les utilisateurs ; ou
• remplacer une révision qualifiée par des conseillers juridiques, RH, de paie, de protection des renseignements personnels, fiscaux, d’avantages sociaux, de santé et sécurité ou d’autres professionnels lorsque la situation exige un jugement professionnel.

4. Révision humaine requise

Les utilisateurs doivent réviser les résultats de l’IA avant de les envoyer, de les signer, de les enregistrer, de les exporter, de les mettre en œuvre ou de s’y fier. Les résultats de Dutiva devraient être traités comme des points de départ à réviser, et non comme des conclusions finales.

La révision humaine est particulièrement importante pour les questions touchant :

• les cessations d’emploi, les mises à pied, les congédiements déguisés, l’indemnité de cessation, les risques liés au préavis raisonnable de common law ou les risques liés au congédiement sans motif ;
• l’accommodement, l’invalidité, le harcèlement, la violence, les représailles, les droits de la personne ou les enquêtes en milieu de travail ;
• les incidents de confidentialité, la surveillance des employés, les transferts transfrontaliers, la prise de décision automatisée ou le traitement de renseignements sensibles ;
• l’équité salariale, la paie, la fiscalité, les régimes de retraite, les avantages sociaux, les régimes incitatifs, la rémunération des dirigeants ou les régimes d’actionnariat ;
• les milieux syndiqués, les conventions collectives, les procédures devant les tribunaux ou conseils de relations de travail, les secteurs réglementés ou les milieux de travail sous réglementation fédérale ;
• toute réclamation réelle ou potentielle, tout contact avec un organisme de réglementation, toute procédure devant un tribunal administratif ou judiciaire, ou toute question comportant un risque juridique, financier, de santé et sécurité, lié aux droits de la personne ou réputationnel important.

5. Renseignements pouvant être utilisés par les fonctionnalités d’IA

Selon la fonctionnalité et le processus, les requêtes assistées par l’IA peuvent utiliser un contexte limité nécessaire pour produire une réponse utile. Ce contexte peut comprendre :

• le texte du message ou de la requête soumis par l’utilisateur ;
• un historique récent limité de conversation nécessaire au maintien du contexte ;
• la province, le territoire ou le régime fédéral applicable sélectionné ;
• le contexte d’accompagnement RH récupéré et les notes structurées liées au processus ;
• les choix de modèles de documents, les données saisies dans les documents, l’identifiant du processus actif, l’état d’une liste de contrôle ou le contexte d’une ébauche ; et
• un contexte limité de l’espace de travail, comme le nom de l’organisation, la taille de l’employeur, le rôle, la préférence linguistique, le forfait, le territoire ou le contexte de couverture et les paramètres pertinents du processus.

6. Renseignements sensibles et saisies des utilisateurs

Les utilisateurs sont responsables de contrôler les renseignements qu’ils saisissent dans Dutiva et de s’assurer qu’ils disposent de l’autorité, du consentement, des avis, des politiques internes et du fondement légal requis pour utiliser Dutiva à l’égard de ces renseignements.

Ne soumettez pas les renseignements suivants aux fonctionnalités d’IA, sauf si Dutiva fournit expressément un processus contrôlé pour ce type de données et que votre organisation dispose d’un fondement légal pour les utiliser :

• numéros d’assurance sociale, numéros d’identification gouvernementaux, numéros de passeport, numéros de permis de conduire ou identifiants similaires ;
• numéros de carte de paiement, identifiants bancaires, identifiants complets de facturation ou mots de passe de compte ;
• dossiers médicaux, renseignements personnels sur la santé, documents relatifs à une invalidité ou dossiers d’accommodement hautement sensibles ;
• communications juridiques protégées, conseils juridiques privilégiés, communications de règlement ou stratégie de litige ;
• dossiers de griefs syndicaux, dossiers d’enquête en milieu de travail, dossiers d’enquête sur le harcèlement ou la violence, ou dossiers de relations de travail hautement sensibles ;
• tout autre renseignement qui n’est pas nécessaire au processus ou qui pourrait créer un risque disproportionné en matière de confidentialité, de droit, de sécurité ou de réputation s’il était traité par un fournisseur d’IA.

7. Exactitude, biais et lois en vigueur

Les systèmes d’IA peuvent produire du contenu inexact, incomplet, désuet, inventé, biaisé, incohérent ou inadéquat. Les résultats de l’IA peuvent mal interpréter les faits, omettre des exceptions, citer des dispositions incorrectes, s’appuyer sur des normes juridiques désuètes ou formuler des hypothèses qui ne conviennent pas à votre milieu de travail.

Dutiva peut fournir un contexte d’accompagnement récupéré afin d’améliorer l’ancrage des réponses, mais la récupération de contexte ne garantit pas qu’une réponse est complète, à jour, juridiquement suffisante ou appropriée à votre situation.

Les utilisateurs devraient vérifier les références législatives, les dates d’entrée en vigueur, les hypothèses liées à la province ou au régime applicable, les seuils juridiques, les classifications des employés, les modalités contractuelles, les exigences des politiques, les obligations découlant des conventions collectives et les faits saisis avant d’agir. En cas de doute, consultez des professionnels qualifiés en droit ou en RH.

8. Confidentialité, conservation et entraînement des modèles

Dutiva n’utilise pas les requêtes des clients au Conseiller ni les documents RH générés par les clients pour entraîner des modèles de fondation de tiers, sauf si une entente écrite distincte ou un consentement explicite le prévoit.

Le traitement, la journalisation, la surveillance des abus, l’examen de sécurité et la conservation effectués par les fournisseurs sont régis par les conditions, configurations et modalités de traitement des données applicables. Dutiva vise à utiliser, lorsque disponibles, des contrôles contractuels, techniques et opérationnels destinés à limiter la conservation et l’utilisation inutiles du contenu des clients.

Les pratiques connexes sont décrites dans la Politique de confidentialité, la Politique sur l’IA et la technologie, l’Accord de traitement des données et la Politique de conservation et de suppression des données.

9. Résultats automatisés et décisions en milieu de travail

Dutiva est conçu pour assister les employeurs, les professionnels des RH et les utilisateurs autorisés. Il n’est pas conçu pour prendre des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé à propos de candidats, d’employés, de contractuels ou d’autres personnes.

Les clients ne devraient pas utiliser les résultats de l’IA comme fondement unique de décisions qui produisent des effets juridiques, disciplinaires, d’emploi, de confidentialité, de rémunération, d’avantages sociaux, d’accommodement, de santé et sécurité ou des effets similaires importants sur une personne.

Lorsqu’un résultat assisté par l’IA soutient une décision en milieu de travail, le client demeure responsable de la révision humaine significative, de la vérification des faits, de la documentation, de la prise de décision licite et de tout avis, explication, appel, réexamen ou processus de révision requis par la loi applicable ou les politiques internes.

10. Responsabilités des utilisateurs et utilisations interdites

Les utilisateurs sont responsables d’utiliser Dutiva et les résultats assistés par l’IA de façon licite et professionnelle. Vous ne devez pas :

• utiliser les résultats de l’IA pour discriminer, harceler, exercer des représailles, intimider, induire en erreur ou autrement violer les lois applicables en matière d’emploi, de droits de la personne, de protection des renseignements personnels, de travail, de santé et sécurité au travail, de protection des consommateurs ou toute autre loi applicable ;
• présenter les résultats de l’IA comme des conseils juridiques, des avis juridiques, un travail révisé par un avocat ou des conseils professionnels définitifs ;
• utiliser les résultats de l’IA sans révision appropriée dans des questions à risque élevé en matière d’emploi, de confidentialité, de santé et sécurité, de finances ou de droit ;
• tenter d’extraire les instructions système, les secrets de fournisseurs, les détails d’acheminement des modèles, les instructions cachées, les données d’entraînement ou les renseignements d’autres utilisateurs ;
• soumettre du contenu illégal, malveillant, trompeur, contrefaisant, discriminatoire ou portant atteinte à des droits ; ou
• contourner, surcharger, manipuler, sonder ou neutraliser les contrôles de sécurité, mesures de protection, contrôles d’accès, limites de débit ou limites d’utilisation de Dutiva.

11. Modifications aux fonctionnalités d’IA

Dutiva peut mettre à jour les fonctionnalités d’IA, les instructions, les sources de récupération, les fenêtres de contexte, les garde-fous, les formats de réponse, les limites de débit, les versions de modèles, l’acheminement des fournisseurs et les capacités d’IA disponibles au fil du temps afin d’améliorer la fiabilité, le soutien bilingue, la sécurité, la protection des utilisateurs, la latence, les coûts ou la qualité du produit.

Les changements importants destinés au public dans les pratiques liées à l’IA seront reflétés dans la présente Divulgation, la Politique sur l’IA et la technologie, la Politique de confidentialité, des avis dans le produit ou d’autres pages juridiques appropriées.

12. Questions

Les questions concernant l’utilisation de l’IA par Dutiva peuvent être envoyées à support@dutiva.ca. Les questions liées à la confidentialité peuvent être envoyées à privacy@dutiva.ca.