Liste de documents pour les employeurs canadiens

La plupart des litiges en emploi se tranchent sur des documents qui existaient au bon moment ou qui n’existaient pas. Le problème pratique est que presque tous les documents ci-dessous sont nettement plus faciles à mettre en place avant l’entrée en fonction qu’après — car une fois l’emploi commencé, demander à un employé de signer de nouvelles conditions soulève la question de ce qu’il reçoit en échange de son accord.

Cette liste est organisée selon le moment où chaque élément doit exister, car c’est dans la séquence que les employeurs perdent du terrain. Rien ici n’est exotique; l’échec tient presque jamais à l’incapacité de produire un document, mais au fait qu’il a été produit tard, diffusé de façon informelle ou révisé sans que personne ne consigne qu’il l’avait été.

Avant la première journée

• Une entente d’emploi écrite, acceptée avant le début du travail, couvrant le poste, la rémunération et les modalités de fin de la relation.
• La lettre d’offre et toute correspondance préalable à l’embauche décrivant des conditions — elles seront lues avec l’entente si les deux se contredisent un jour.
• Des clauses de confidentialité et de propriété intellectuelle, lorsque le poste touche l’une ou l’autre.
• Un consentement écrit pour toute vérification d’antécédents ou de références que vous comptez effectuer.
• Les formulaires d’intégration à la paie et aux impôts, ainsi que les coordonnées bancaires pour le dépôt direct.
• Une description de poste qui reflète le travail réellement attendu — elle devient le point de référence pour la gestion du rendement et, plus tard, pour les questions d’accommodement.

Le moment de la signature compte autant que le contenu. Transmettez l’entente suffisamment à l’avance pour que la personne candidate ait une véritable occasion de la lire et de consulter, et conservez la preuve du moment de l’envoi et de l’acceptation. Une entente produite le premier matin et signée à la hâte est la version la plus susceptible d’être contestée.

Politiques à avoir sous la main

Plusieurs politiques en milieu de travail sont carrément obligatoires dans certaines compétences et attendues en pratique dans toutes. Ayez-les rédigées, à jour et diffusées d’une manière que vous pourrez démontrer plus tard :

• Prévention de la violence et du harcèlement en milieu de travail, y compris la façon de formuler et d’enquêter sur une plainte.
• Santé et sécurité, adaptée aux risques réels du travail.
• Accessibilité et accommodement, y compris la façon dont un employé en fait la demande.
• Confidentialité, précisant les renseignements sur les employés que vous recueillez et pourquoi.
• Utilisation acceptable des technologies, si les employés utilisent vos systèmes ou leurs propres appareils pour le travail.
• Modalités de télétravail et de travail hybride, y compris la compétence dont les règles régissent un employé qui travaille depuis une autre province.

Les exigences varient selon la compétence et souvent selon l’effectif, et plusieurs de ces obligations sont déclenchées par des seuils plutôt que de s’appliquer à tous. Confirmez celles qui vous lient plutôt que d’adopter un ensemble générique, et réexaminez la question à mesure que l’entreprise franchit les seuils qui font naître de nouvelles obligations.

La diffusion fait partie du document

Une politique que personne n’a reçue ne vaut à peu près rien au moment critique. Conservez un registre de ce qui a été diffusé, à qui et quand — un accusé de réception, daté. Il en va de même pour les mises à jour : une politique révisée sans nouvelle diffusion est souvent traitée comme l’ancienne politique.

Le contrôle des versions en est la moitié discrète. Lorsqu’une politique est contestée, le registre utile n’est pas seulement le texte actuel, mais celui qui était en vigueur au moment pertinent et les personnes qui l’avaient alors reçu. Conservez les versions antérieures avec leurs dates plutôt que de les écraser, et notez le moment où la formation a été donnée lorsqu’elle fait partie de l’obligation.

Ce qu’il faut conserver pendant l’emploi

Le dossier se poursuit après l’intégration, et les inscriptions ajoutées en cours de route sont ce sur quoi reposera plus tard une décision fondée sur le rendement. Tenez-les à jour et factuelles :

• Les registres de paie et d’heures pour la période de conservation fixée par votre compétence, y compris les heures supplémentaires et toute entente d’étalement ou de banque de temps.
• Les évaluations de rendement, et toute rétroaction écrite donnée en dehors d’un cycle formel d’évaluation.
• Les registres des congés pris, des demandes d’accommodement et de ce qui a été convenu en réponse.
• Toute modification aux conditions — rémunération, poste, lien hiérarchique, lieu de travail — avec ce que l’employé a reçu en contrepartie de son accord.
• Les dossiers d’incidents, d’enquêtes et de mesures disciplinaires, conservés séparément du dossier du personnel lorsque les obligations de confidentialité l’exigent.

Combler les lacunes dans une équipe en place

La plupart des employeurs qui lisent une liste comme celle-ci constatent qu’il leur manque des éléments pour des personnes déjà à l’emploi. C’est une situation normale, et elle se corrige — mais pas en faisant circuler les documents manquants pour signature, car une condition introduite en cours d’emploi exige généralement une contrepartie nouvelle pour lier. Quelque chose de valeur doit être échangé.

Une séquence viable consiste à séparer les éléments selon qu’ils imposent ou non des obligations à l’employé. Les politiques que vous devez avoir et les registres que vous devez tenir peuvent et devraient être mis en place immédiatement — diffuser une politique de prévention du harcèlement au personnel en poste ne pose aucun problème de contrepartie. Les conditions contractuelles qui restreignent l’employé, comme une clause de cessation d’emploi ou une clause restrictive, sont celles qui exigent un échange véritable, et gagnent à être rattachées à un moment où quelque chose change déjà : une promotion, un ajustement salarial ou un changement de poste.

N’antidatez rien. Un document signé aujourd’hui et daté du jour de l’embauche est pire que l’absence de document, car il transforme une lacune en problème de crédibilité qui contamine le reste du dossier.

Des employés dans plus d’une compétence

Un ensemble unique de documents cesse de fonctionner dès que l’équipe franchit une frontière provinciale, et l’embauche à distance fait que bien des employeurs en franchissent une sans l’avoir décidé. Les normes d’emploi, les politiques obligatoires, les obligations en matière de vie privée et la paie suivent la compétence applicable plutôt que l’emplacement du siège social.

• Consignez l’endroit où chaque employé travaille réellement, et non seulement le bureau auquel l’organigramme le rattache.
• Confirmez si l’exploitation relève du provincial ou du fédéral avant de choisir un modèle — ce choix régit presque tout le reste.
• Vérifiez les obligations relatives à la langue du travail lorsqu’elles s’appliquent, car elles peuvent régir la langue dans laquelle les documents d’emploi eux-mêmes sont remis.
• Réexaminez l’ensemble lorsqu’une personne déménage — un déplacement peut changer les règles applicables sans aucun changement à l’emploi.

Dutiva propose des modèles couvrant les documents RH canadiens courants pour l’Ontario, le Québec et le régime fédéral, et conserve un registre de ce qui a été généré et à quel moment. Les modèles sont un point de départ adapté à votre situation, non un avis juridique à son sujet — faites réviser tout ce qui a des conséquences importantes.