Tenue et conservation des dossiers d’emploi au Canada

La tenue de dossiers tire dans deux directions à la fois. La législation sur les normes d’emploi oblige les employeurs à conserver des documents précis pendant une période déterminée. Les lois sur la protection de la vie privée exigent que les renseignements personnels ne soient pas conservés au-delà de la fin pour laquelle ils ont été recueillis. L’employeur qui ne voit que la première obligation accumule tout indéfiniment; celui qui ne voit que la seconde supprime des documents qu’il devait conserver. Les deux constituent des manquements.

Ce qui doit généralement être conservé

• Les renseignements d’identification et la date d’entrée en fonction de chaque employé.
• Les heures travaillées, les salaires versés et les retenues appliquées.
• Les droits aux vacances et aux jours fériés pris et à payer.
• Les congés pris, ainsi que toute entente sur les heures ou les modalités de temps supplémentaire.
• Les documents relatifs à la fin d’emploi, y compris ce qui a été payé et à quel moment.

Les périodes de conservation et la liste exacte varient selon la compétence, et les documents de paie et fiscaux comportent leurs propres exigences distinctes. Vérifiez les périodes qui vous sont applicables plutôt que d’adopter un chiffre unique pour tout.

Rendez le dossier repérable, pas seulement stocké

Un dossier conservé mais introuvable n’offre aucune protection. Les inspections et les réclamations arrivent avec des délais, et l’employeur incapable de produire le dossier pertinent dans ces délais se trouve à peu près dans la même position que celui qui ne l’a jamais conservé. La structure compte plus que le volume : un seul emplacement par employé, une nomenclature uniforme et une règle claire sur ce qui appartient au dossier du personnel par opposition aux notes personnelles d’un gestionnaire.

Les catégories sensibles exigent un traitement plus strict

Les renseignements médicaux et d’accommodement devraient être conservés à part du dossier du personnel général, avec un accès limité aux personnes qui en ont véritablement besoin. Il en va de même du matériel d’enquête portant sur le harcèlement ou l’inconduite. Un accès interne trop large à ces catégories est un reproche fréquemment formulé aux employeurs et se prévient aisément au moment de la création du dossier.

Bâtir un calendrier de conservation qui règle le conflit

Pour concilier les deux obligations, il faut cesser de traiter « le dossier de l’employé » comme un objet unique doté d’une seule durée de vie. Découpez-le en catégories et attribuez à chacune une période de conservation issue de la règle qui la régit :

• Les registres de paie et d’heures, régis par les normes d’emploi et les exigences fiscales, dont le décompte part généralement de la fin de l’emploi ou de l’année d’imposition plutôt que de la date de chaque inscription.
• Les documents contractuels, conservés tant qu’une réclamation en découlant demeure possible.
• Le matériel médical et d’accommodement, conservé seulement tant que l’accommodement et toute obligation connexe se poursuivent, puis éliminé selon le calendrier.
• Les dossiers d’enquête, conservés selon leur propre logique compte tenu de la possibilité de procédures ultérieures.
• Le matériel de recrutement des personnes candidates non retenues, dont la durée de vie justifiée est habituellement la plus courte de cette liste.

Consignez le calendrier par écrit, désignez un responsable par fonction, et faites de l’élimination une opération cyclique plutôt qu’une réaction au manque d’espace. Un calendrier appliqué de façon inégale est plus difficile à défendre qu’un calendrier généreux appliqué uniformément, car ce sont les exceptions qui sont examinées.

Deux éléments qui priment le calendrier

Le premier est la suspension pour litige. Dès qu’un différend est en cours ou raisonnablement prévisible, l’élimination courante de tout élément s’y rapportant doit cesser, même si la période de conservation est expirée. Détruire du matériel pertinent alors qu’une réclamation est prévisible constitue un problème nettement plus grave que de l’avoir conservé, et le fait qu’un processus planifié l’ait fait automatiquement n’est guère une réponse. Assurez-vous que la personne qui exécute le cycle d’élimination puisse le suspendre, et que quelqu’un ait la responsabilité de le lui demander.

Le second est le droit de l’employé d’accéder à ses propres renseignements, qui existe sous une forme ou une autre dans le régime de protection de la vie privée qui vous est applicable. Les demandes arrivent souvent au moment le moins commode, fréquemment en parallèle d’un litige, et la réponse est plus simple lorsque les dossiers sont organisés par personne et par catégorie que lorsqu’ils sont éparpillés dans des boîtes de courriel et des lecteurs partagés. C’est la bonne structuration du dossier qui rend les deux obligations gérables en même temps.

Des dossiers hébergés dans des systèmes qui ne vous appartiennent pas

La plupart des dossiers d’emploi résident aujourd’hui dans des logiciels — plateformes de paie, systèmes de suivi des candidatures, lecteurs partagés, outils de messagerie. Cela ne déplace l’obligation nulle part. L’employeur demeure responsable des renseignements qu’il recueille sur ses employés, quel que soit le fournisseur qui les stocke, et un calendrier de conservation qui ne régit que le classeur ne régit à peu près rien.

• Sachez où réside réellement chaque catégorie de dossier, y compris les copies qui s’accumulent dans les boîtes de courriel et les historiques de clavardage.
• Vérifiez ce que votre entente avec chaque fournisseur prévoit quant à la conservation, à la suppression et au sort des données si la relation prend fin.
• Confirmez si le régime de protection de la vie privée applicable encadre l’endroit où les renseignements peuvent être conservés ou traités, et si vous devez en informer les employés.
• Révisez les autorisations d’accès selon le même cycle que le calendrier de conservation — un accès accordé pour un projet et jamais révoqué est l’exposition discrète la plus courante.
• Assurez-vous que les fichiers et notes des gestionnaires qui partent sont récupérés, plutôt que de laisser l’unique trace d’un historique de rendement dans l’espace personnel d’une personne.

Établissez par écrit un calendrier de conservation qui reflète les deux obligations, appliquez-le de façon uniforme et suspendez toute suppression visant un élément touché par un litige en cours ou raisonnablement prévisible. Dutiva regroupe en un seul endroit les documents générés et leur historique; les décisions de conservation, elles, vous appartiennent.