Normes du travail au Québec : ce qui diffère de l’Ontario

Les employeurs qui étendent leurs activités de l’Ontario au Québec présument souvent que les deux provinces diffèrent surtout par la langue de service. Elles diffèrent par l’architecture juridique. Le Québec est une compétence de droit civil; ses règles d’emploi se trouvent dans la Loi sur les normes du travail, en parallèle du Code civil du Québec, et plusieurs d’entre elles n’ont aucun équivalent ontarien. Traiter une embauche québécoise comme une embauche ontarienne avec des documents traduits est un moyen sûr de se retrouver en situation de non-conformité.

Protection contre le congédiement sans cause juste et suffisante

C’est la plus grande différence structurelle. Une fois qu’un employé a accumulé suffisamment de service continu, le Québec offre un recours contre le congédiement fait sans cause juste et suffisante — un recours qui peut inclure la réintégration. L’Ontario n’a aucun équivalent général pour les employés non syndiqués, où la question habituelle est le montant du préavis dû plutôt que le maintien du congédiement. Un employeur habitué à raisonner uniquement en préavis évaluera très mal le risque québécois.

Langue du travail

Le Québec encadre la langue du travail elle-même, et pas seulement celle des documents destinés aux consommateurs. Les documents d’emploi, les communications internes et les conditions permettant d’exiger une autre langue pour un poste sont tous visés. Les exigences ont été resserrées ces dernières années et varient selon la taille de l’entreprise; vérifiez donc les seuils et obligations en vigueur qui s’appliquent à vous plutôt que de vous fier à ce qu’un collègue a fait il y a quelques années.

Autres différences à vérifier

• La liste des jours fériés n’est pas celle de l’Ontario, et le calcul de l’indemnité afférente diffère.
• Les droits au congé annuel s’accumulent selon une structure et une période de référence différentes.
• Les obligations en matière de harcèlement psychologique sont expressément prévues dans la législation sur les normes du travail, avec une politique obligatoire.
• Le Québec a son propre régime de protection des renseignements personnels dans le secteur privé, distinct de la LPRPDE, avec ses propres obligations à l’égard des données des employés.
• Les retenues à la source et les programmes provinciaux diffèrent, notamment l’assurance parentale.

Le harcèlement psychologique impose une obligation permanente

Le Québec a légiféré tôt et expressément sur le harcèlement psychologique, et l’obligation se trouve dans le régime des normes du travail plutôt que seulement en santé et sécurité du travail. Les employeurs doivent prendre les moyens raisonnables pour le prévenir et, lorsqu’il est porté à leur connaissance, le faire cesser. Une politique écrite de prévention et de traitement des plaintes est obligatoire, et le cadre vise expressément les conduites à caractère sexuel.

L’employeur ontarien qui étend sa politique de harcèlement existante au Québec a généralement besoin de plus qu’une traduction. Les définitions, le recours offert à l’employé et l’instance qui entend une plainte diffèrent tous, et une politique décrivant un processus ontarien à un employé québécois décrit le mauvais processus.

La vie privée des employés relève du provincial

Le Québec dispose de sa propre loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, et elle s’applique aux données des employés détenues par les employeurs québécois plutôt que de laisser ce champ au régime fédéral. Une réforme récente l’a considérablement renforcée, ajoutant des obligations de gouvernance, de transparence sur l’utilisation des renseignements, de déclaration des incidents et de droits individuels.

Pour un employeur qui exploite des processus RH dans plusieurs provinces, la conséquence pratique est que les dossiers d’employés québécois peuvent être assujettis à des exigences que les mêmes dossiers n’attireraient pas ailleurs — notamment quant à la collecte des renseignements, à leur durée de conservation et à ce qui doit survenir en cas d’atteinte à la confidentialité. Validez vos obligations au regard de la loi en vigueur plutôt que de présumer qu’une politique nationale de confidentialité y répond.

Avant votre première embauche au Québec

• Faites préparer les documents d’emploi pour le Québec plutôt que de les adapter d’un ensemble ontarien, et confirmez la langue dans laquelle ils doivent être remis.
• Inscrivez-vous aux programmes provinciaux de paie et de milieu de travail applicables avant la première paie plutôt qu’après.
• Mettez en place la politique obligatoire contre le harcèlement psychologique et diffusez-la, en conservant la preuve de la diffusion.
• Révisez votre traitement des renseignements personnels des employés au regard des exigences québécoises en matière de vie privée en particulier.
• Prévoyez un budget pour l’avis d’un conseiller qui pratique au Québec avant le début de la relation, et non au moment où elle se termine.

Mettre fin à un emploi sous un contrat de droit civil

Le contrat de travail québécois est régi par le Code civil, et le vocabulaire sur lequel s’appuient les employeurs ontariens ne s’y transpose pas proprement. Le Code formule l’obligation comme un délai de congé raisonnable, en parallèle des minimums prévus par les normes du travail, et il reconnaît le motif sérieux comme fondement d’une résiliation sans délai de congé. L’employeur qui raisonne en préavis raisonnable de common law et en motif valable réfléchit à des concepts voisins mais distincts.

Le recours contre le congédiement sans cause juste et suffisante s’y superpose et modifie ce qui est réellement en jeu. En Ontario, la question pratique à la fin de la plupart des relations non syndiquées est le montant du préavis dû; au Québec, pour un employé comptant suffisamment de service continu, la question peut être le maintien même du congédiement. La réintégration est un remède bien réel plutôt que théorique, ce qui signifie que l’analyse doit précéder la décision plutôt que d’accompagner une négociation sur son coût.

La conséquence pratique pour un employeur multiprovincial est qu’un guide national unique de cessation d’emploi évaluera mal les départs québécois. Construisez le parcours québécois séparément, et faites intervenir un conseiller qui y pratique avant la conversation plutôt qu’après le dépôt d’une contestation.

Dutiva traite le Québec comme une compétence à part entière plutôt que comme une variante de l’Ontario, aux côtés de l’Ontario et du régime fédéral. Un accompagnement propre à la compétence resserre les questions à se poser; il n’y répond pas pour votre situation particulière, et les questions québécoises en particulier gagnent à être soumises à un conseiller qui y pratique.