Politiques que les employeurs canadiens doivent tenir à jour

Les employeurs tendent à considérer les politiques comme une corvée de conformité : les rédiger une fois, les classer, passer à autre chose. Les organismes de réglementation et les décideurs y voient une preuve du fonctionnement réel du milieu de travail. C’est dans cet écart que réside le risque, car une politique que vous n’avez pas suivie peut servir à établir la norme que vous vous êtes vous-même fixée sans la respecter.

Fréquemment obligatoires par écrit

La liste exacte dépend de votre compétence, de votre secteur et souvent de votre effectif, mais celles-ci reviennent d’un régime canadien à l’autre :

• Prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail, incluant une procédure énoncée de plainte et d’enquête.
• Santé et sécurité au travail, adaptée aux risques réels du travail effectué.
• Accessibilité et accommodement, y compris la façon dont un employé en fait la demande.
• Protection des renseignements personnels des employés, selon le régime qui vous est applicable.
• Déconnexion du travail et surveillance électronique, lorsque votre compétence les exige pour votre taille d’entreprise.

Une politique périmée est un risque, non une formalité

Trois modes de défaillance expliquent l’essentiel des problèmes. La politique nomme un rôle ou une personne qui n’existe plus, de sorte qu’une plainte n’a nulle part où aller. La politique décrit un processus que l’organisation a discrètement cessé de suivre, de sorte que chaque écart paraît délibéré. Ou encore la politique a été mise à jour sans être rediffusée, de sorte que la version détenue par les employés est l’ancienne — et c’est généralement celle qui régit leurs attentes.

Faites de l’entretien une routine

• Révisez les politiques selon un calendrier établi et consignez la date de chaque révision, même sans modification.
• Rediffusez après toute modification de fond et conservez des accusés de réception datés.
• Nommez des rôles plutôt que des personnes, afin qu’un roulement normal n’invalide pas le document.
• Conservez les versions antérieures — vous pourriez devoir démontrer ce qui s’appliquait à un moment donné.

Rédigez-la pour qu’elle puisse réellement être suivie

L’erreur de rédaction la plus courante consiste à promettre plus de processus que l’organisation n’en livrera. Une politique qui s’engage à une enquête terminée selon un échéancier fixe, à un appel devant un comité qui ne s’est jamais réuni ou à un cycle de révision dont personne n’est responsable crée une norme à l’aune de laquelle l’employeur sera évalué et à laquelle il faillira. Écrivez ce que vous ferez, puis faites-le.

Une politique viable indique à qui elle s’applique, quels comportements ou situations elle régit, ce qu’on attend de l’employé, ce que l’employeur fera en réponse, et qui en est responsable par fonction. Ce qui dépasse cela relève généralement soit de l’aspiration, soit d’un texte juridique copié d’une source qui n’avait pas votre milieu de travail en tête — et les deux diluent l’essentiel.

La formation et l’accusé de réception font partie de l’obligation

Pour plusieurs de ces politiques, la loi exige non seulement un document, mais aussi que les travailleurs soient informés et, dans certains cas, formés. La seule diffusion peut ne pas y satisfaire. Conservez un registre des personnes formées, sur quelle version et à quel moment — et répétez l’exercice pour les nouvelles embauches et après toute révision de fond plutôt que de le traiter comme une opération unique au lancement.

Les accusés de réception valent la peine d’être recueillis même lorsqu’ils ne sont pas strictement exigés, car ils répondent à la question qui surgit en premier dans tout litige : cette personne le savait-elle? Un accusé non signé n’est pas fatal, mais une liste de diffusion documentée et datée vaut considérablement mieux que le souvenir que la politique se trouvait sur l’intranet.

Quand la politique rencontre la discipline

Les politiques deviennent déterminantes au moment où un employeur en invoque une pour justifier une décision. Deux éléments déterminent la solidité de cet appui : l’employé connaissait-il la règle, et l’employeur l’a-t-il appliquée de façon uniforme aux autres. L’application sélective est l’un des moyens les plus sûrs de transformer une décision défendable en décision indéfendable, car elle appuie l’argument que la politique servait de prétexte plutôt que de motif.

Avant d’invoquer un manquement à une politique, vérifiez que la version en vigueur à l’époque disait bien ce que vous croyez, que l’employé l’a reçue, et qu’une conduite comparable d’autres personnes a été traitée de la même manière. Si ce n’est pas le cas, mieux vaut le savoir avant la décision que pendant une audience à son sujet.

Un ensemble de départ pour un employeur en croissance

Les employeurs en retard sur ce plan gagnent rarement à vouloir tout adopter d’un coup. Une approche plus fiable consiste à mettre d’abord en place les éléments obligatoires, dans l’ordre où l’exposition s’accumule réellement, puis à ajouter les éléments facultatifs à mesure que l’organisation y arrive.

• Commencez par la prévention du harcèlement et de la violence et par la santé et sécurité, car ce sont les plus largement obligatoires et les plus susceptibles d’être examinées après un incident.
• Ajoutez ensuite l’accommodement et la protection de la vie privée, puisque les deux régissent des processus que vous appliquez déjà, qu’ils soient consignés ou non.
• Puis l’utilisation des technologies et le télétravail, qui préviennent surtout des différends plutôt que de satisfaire une exigence — bien que certaines compétences en imposent maintenant des éléments au-delà d’un seuil d’effectif.
• Refaites l’exercice chaque fois que l’effectif franchit un seuil qui fait naître de nouvelles obligations, et chaque fois que vous commencez à employer quelqu’un dans une nouvelle compétence.

Évitez d’adopter un vaste manuel emprunté pour combler rapidement l’écart. Il décrira des processus que vous n’appliquez pas, nommera des fonctions que vous n’avez pas et renverra à des lois qui ne vous régissent peut-être pas — et chacun de ces éléments devient une norme que vous vous êtes fixée par écrit.

Confirmez quelles politiques sont obligatoires selon votre compétence, votre secteur et votre taille — les seuils évoluent et plusieurs ont été ajoutés ces dernières années. Dutiva peut héberger votre corpus de politiques et suivre la date de la dernière révision de chacune; déterminer lesquelles la loi vous impose demeure une question pour un conseiller juridique.